仕事ではだいたい毎日何かの資料を作っている。
そう、エクセル仕様書とか、エクセル手順書とか、エクセルメモとかね。
エクセル、エクセル書きましたが、言いたいことはエクセルじゃなくて
それらの資料を作るときには必ず作るに至った目的とか、経緯とかを書いた方がいい
と思っている。そして自分では書くようにしている。
何故かというと、ちゃんと作ろうと思って作った資料にせよ、
自分用だったり、急ごしらえで用意した資料やメモでも
大抵の場合後から見返すことになる。
それが自分か他人化かどうか、活用するためか削除のために確認したかはともかく。
そうした時に、「あれ、この資料って何のために作ったんだっけ」とか
「ここの値とか記述って何でこれなんだっけ」ということが起こる。
そうした時にちゃんと目的や作成の経緯が書いてあると、
とっかかりやすいし無駄に悩んだり別の資料を参照する手間が減る。
そして一番のいいのは作成経緯や目的を書く(言語化)するときに、
「本当にこの資料作る必要あるんだっけ」と考えられることと、
「人に説明できる状態」になること。
必要そうだからと思ってなんとなく資料作成に取りかかりはじめることがある。
(こういうのは無駄な仕事が増えるだけなのでしないように心がけているつもり...)
そういう時に、目的を言語化して書こうと考える過程で、
「これやる意味ないな」「結果としてこれが必要だな」と考えることができる。
その結果自分の中で考えがまとまって、資料の作成もはかどるし、
説明を求められたときの対応も簡単。
なので簡単な資料やメモでも“目的”を書くように意識していく、いこうと思う。
これはその備忘メモ。
